Tietosuoja

Rekisterinpitäjä

Varusmiesliitto ry
Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: toimisto@varusmiesliitto.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Jäsenrekisteri ja jäsenpalvelut

Varusmiesliitto on rekisteröity yhdistys, jolla on yhdistyslain nojalla lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenluetteloa. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja jäsenyyden hallinnoimiseksi, jäsenmaksujen laskuttamiseksi, jäsenetujen tarjoamiseksi sekä yhdistyksen sääntömääräisen toiminnan toteuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperustana on lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etumme jäsensuhteen hoitamisessa. Oikeutettu etumme perustuu yhdistyksen perustehtävän toteuttamiseen eli jäsenpalveluiden tarjoamiseen ja jäsensuhteen ylläpitämiseen. Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jäsenellä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan.

Kirjanpito ja laskutus

Käsittelemme henkilötietoja kirjanpito- ja verotusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperustana on lakisääteinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätösasiakirjoja kymmenen vuotta.

Edunvalvonta, vaikuttamistoiminta ja sidosryhmäyhteistyö

Varusmiesliitto ajaa varusmiesten ja siviilipalvelusvelvollisten etuja vaikuttamalla lainsäädäntöön, puolustushallintoon ja muihin yhteiskunnallisiin päätöksentekijöihin. Käsittelemme päättäjien, virkamiesten, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden tietoja edunvalvontatyön, yhteydenpidon ja yhdistyksen päivittäisen hallinnon toteuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme yhdistyksen sääntömääräisen tehtävän toteuttamisessa. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii relevantin organisaation edustajana.

Verkkosivuston toimivuus ja tietoturva

Kun käytät verkkosivustoamme, keräämme teknisiä tietoja (kuten IP-osoite, selaimen ja laitteen tiedot sekä pyynnön aikaleima), joita tarvitaan sivuston näyttämiseen, suorituskyvyn optimointiin ja tietoturvauhkien torjuntaan. Sivustomme toimii sisällönjakeluverkon kautta, joka käsittelee pyynnöt lähimmällä reunapalvelimellaan maailmanlaajuisesti. Tämä tarkoittaa, että yksittäisen pyynnön käsittelypaikka riippuu käyttäjän maantieteellisestä sijainnista.

Verkkosivuston ylläpidosta ja teknisestä infrastruktuurista vastaa puolestamme henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme verkko- ja tietoturvan varmistamisessa. Sivuston käyttäjällä on oikeus vastustaa käsittelyä. Teknisiä lokitietoja säilytetään lyhytaikaisesti, pääsääntöisesti enintään seitsemän päivää, ellei tietoturvatapahtuman selvittäminen edellytä pidempää säilytystä.

Verkkosivuston analytiikka

Keräämme verkkosivustollamme tietoa sivuston käytöstä analytiikkapalvelun avulla ymmärtääksemme, miten kävijät käyttävät sivustoamme, ja kehittääksemme sitä paremmaksi. Analytiikkapalvelun tiedot tallennetaan EU:n alueelle.

Analytiikkatietojen keräämisen laajuus riippuu evästevalinnastasi.

Kun annat suostumuksen analytiikkaevästeille, keräämme tietoa käyttöliittymävuorovaikutuksista (kuten klikkaukset, lomakkeiden täyttäminen ja sivunvaihdot), sivuston suorituskykymittareista (latausajat ja muut Web Vitals -mittarit), lämpökarttadataa (hiiren liikkeet ja klikkausten sijainnit sivulla) sekä istuntotallenteita, joissa selausistunto toistetaan visuaalisesti käyttökokemuksen kehittämistä varten. Evästeisiin perustuvassa seurannassa käyttäjä tunnistetaan yksilöllisellä tunnisteella, jolloin eri käyntikerrat voidaan yhdistää toisiinsa.

Kun eväät analytiikkaevästeet, siirrymme evästeettömään seurantatilaan. Tällöin laitteellesi ei tallenneta evästeitä eikä muuta paikallista tietoa analytiikkatarkoituksiin. Sivuston kävijämäärät lasketaan palvelinpuolisella tiivistefunktiolla, josta ei ole mahdollista tunnistaa yksittäistä henkilöä. Evästeettömässä tilassa istuntotallenteita ei kerätä eikä käyttäjää seurata käyntikertojen välillä.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumus, jonka annat tai eväät sivustollamme olevan evästebannerin kautta. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus muuttamalla evästeasetuksiasi. Tapahtumatietoja (klikkaukset, sivunvaihdot ja vastaavat) säilytetään enintään yksi vuosi. Istuntotallenteita säilytetään enintään kolme viikkoa. Aggregoituja, anonymisoituja tilastotietoja, joista yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa, säilytetään rajoituksetta.

Markkinointi ja viestintä sosiaalisessa mediassa

Hyödynnämme sosiaalisen median alustoja tavoittaaksemme potentiaalisia jäseniä ja kertoaksemme toiminnastamme. Yleisen markkinointiviestinnän osalta, jossa seurantateknologioita ei käytetä, käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme yhdistyksen tunnettuuden ja jäsenhankinnan edistämisessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä.

Meta (Facebook ja Instagram)

Sivustollamme voidaan käyttää Meta-pikseliä mainonnan kohdentamiseksi ja sen vaikuttavuuden mittaamiseksi. Meta-pikseli on Meta Platforms Ireland Ltd:n ("Meta") tarjoama seurantatyökalu, joka kerää tietoa sivustolla suoritetuista toiminnoista ja välittää nämä tiedot Metalle.

Varusmiesliitto ja Meta toimivat yhteisrekisterinpitäjinä niiden käsittelytoimien osalta, jotka liittyvät henkilötietojen keräämiseen sivustollamme ja näiden tietojen välittämiseen Metalle. Varusmiesliitto päättää Meta-pikselin käyttöönotosta ja seurattavista tapahtumista, Meta tarjoaa teknisen toteutuksen ja määrittää tietojen keräämistavan. Meta käsittelee vastaanottamiaan tietoja myös omiin tarkoituksiinsa itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Metan tietosuojakäytäntö on saatavilla osoitteessa https://www.facebook.com/privacy/policy/.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumus. Meta-pikseli aktivoidaan vain, kun hyväksyt markkinointievästeet evästebannerin kautta.

YouTube-videot

Sivustollamme voi olla upotettuja YouTube-videoita. Kun lataat videon, Google Ireland Ltd ("Google") voi asettaa evästeitä ja kerätä tietoa katsomiskäyttäytymisestäsi sekä laitteestasi.

Varusmiesliitto ja Google toimivat yhteisrekisterinpitäjinä niiden käsittelytoimien osalta, jotka liittyvät henkilötietojen keräämiseen ja välittämiseen Googlelle upotuksen kautta. Varusmiesliitto päättää videoiden upottamisesta sivustolleen, ja Google tarjoaa upotuksen teknisen toteutuksen ja määrittää kerättävät tiedot. Google käsittelee vastaanottamiaan tietoja myös omiin tarkoituksiinsa itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Googlen tietosuojakäytäntö on saatavilla osoitteessa https://policies.google.com/privacy.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumus. YouTube-videot ladataan vasta, kun hyväksyt evästeet evästebannerin kautta.

Evästeet ja seurantateknologiat

Verkkosivustollamme käytetään evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita eri tarkoituksiin. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa selaimellesi. Evästeiden avulla sivusto voi tunnistaa selaimen myöhemmillä käyntikerroilla. Osa evästeistä on istuntokohtaisia ja poistuu selaimen sulkemisen yhteydessä, osa on pysyviä ja säilyy selaimessa määrätyn ajan. Evästeiden lisäksi sivustollamme voidaan käyttää muita seurantateknologioita, kuten pikseleitä ja JavaScript-pohjaisia seurantaskriptejä.

Voit tehdä valintasi evästebannerin kautta ensimmäisellä käyntikerrallasi ja muuttaa niitä milloin tahansa sivustollamme olevan evästeasetukset-linkin kautta. Selaimen asetuksista voit myös poistaa jo tallennetut evästeet.

Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Nämä evästeet mahdollistavat sivuston teknisen toiminnan, tietoturvan ylläpitämisen ja käyttäjäasetusten (kuten evästevalintasi) muistamisen. Ilman välttämättömiä evästeitä sivusto ei toimi tarkoitetulla tavalla. Nämä evästeet eivät seuraa käyttäjää markkinointitarkoituksissa eivätkä tallenna tietoja, joita voitaisiin käyttää käyttäjän tunnistamiseen muilla sivustoilla. Näiden evästeiden käyttö perustuu oikeutettuun etuumme sivuston toimivuuden varmistamisessa.

Analytiikkaevästeet keräävät tietoa sivuston käytöstä sen kehittämiseksi. Analytiikkapalvelumme asettaa suostumuksellasi evästeen, joka sisältää yksilöllisen tunnisteen käyttäjän tunnistamiseksi eri käyntikertojen välillä. Tämän avulla voimme seurata, miten yksittäinen kävijä liikkuu sivustolla ja mitkä sisällöt kiinnostavat eniten. Analytiikkapalvelu kerää lisäksi käyttöliittymätapahtumia (klikkaukset, lomakkeiden käyttö, sivunvaihdot), lämpökarttadataa (hiiren liikkeet ja klikkausten sijainnit), sivuston suorituskykymittareita sekä istuntotallenteita. Tarkempi kuvaus kerätyistä tiedoista, evästeettömästä seurantatilasta ja säilytysajoista on edellä kohdassa "Verkkosivuston analytiikka". Nämä evästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi.

Markkinointievästeet mahdollistavat Meta-pikselin toiminnan. Meta-pikseli on seurantaskripti, joka latautuu sivuston lähdekoodiin suostumuksellasi ja asettaa selaimeen evästeitä, joiden avulla Meta tunnistaa käyttäjän omissa palveluissaan. Pikseli lähettää Metalle tietoja sivustolla suoritetuista toiminnoista, kuten vierailluista sivuista ja painetuista painikkeista. Meta käyttää näitä tietoja mainonnan kohdentamiseen ja vaikuttavuuden mittaamiseen. Tarkempi kuvaus on edellä kohdassa "Meta (Facebook ja Instagram)". Nämä evästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi.

YouTube-videot. Sivustollamme voi olla upotettuja YouTube-videoita, jotka ladataan vasta suostumuksellasi. Ennen suostumusta videon tilalla näytetään paikkamerkkikuva, joka ei muodosta yhteyttä Googlen palvelimiin. Kun hyväksyt YouTube-evästeet, videosoitin latautuu Googlen palvelimilta ja Google voi asettaa selaimeen omia evästeitään. Nämä evästeet voivat seurata katsomiskäyttäytymistä ja yhdistää tietoja käyttäjän Google-tiliin, mikäli käyttäjä on kirjautuneena. Tarkempi kuvaus on edellä kohdassa "YouTube-videot".

Kerättävät henkilötiedot

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kuvattuja käsittelytarkoituksia varten. Saamme henkilötiedot pääasiassa rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, yhteydenoton tai verkkosivuston käytön yhteydessä. Sidosryhmien yhteyshenkilöiden tietoja voimme saada myös julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta.

Käsittelemme jäsenistä tilanteesta riippuen seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite), syntymäaika, jäsenlaji ja jäsenyyden kesto, palvelusaikaan ja -paikkaan liittyvät tiedot, jäsenmaksu- ja laskutustiedot sekä mahdolliset luottamustehtävät yhdistyksessä.

Sidosryhmien yhteyshenkilöistä käsittelemme nimen, aseman, organisaation ja ammatilliset yhteystiedot.

Verkkosivuston käyttäjistä käsittelemme teknisiä tunnistetietoja (IP-osoite, laite- ja selaintiedot, evästetunnisteet) sekä suostumuksen mukaisesti analytiikkapalvelun keräämää käyttötietoa, kuten klikkauksia, sivunvaihtoja, hiiren liikkeitä, sivuston suorituskykymittareita ja istuntotallenteita.

Tietojen antaminen on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Jäsenyyden ylläpitäminen, laskutus ja yhdistyslain mukainen jäsenluettelo edellyttävät kuitenkin tiettyjen henkilötietojen käsittelyä. Jos et toimita jäsenyyden edellyttämiä tietoja, jäsenyyttä ei voida perustaa tai ylläpitää.

Henkilötietojen vastaanottajat

Voimme luovuttaa henkilötietoja tai niitä voivat käsitellä puolestamme seuraavat tahot.

Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat verkkosivuston ylläpidosta ja teknisestä infrastruktuurista vastaava palveluntarjoaja sekä analytiikkapalvelun tarjoaja. Nämä tahot käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja antamiemme ohjeiden mukaisesti tietojenkäsittelysopimuksiin perustuen.

Yhteisrekisterinpitäjinä toimivat Meta Platforms Ireland Ltd (Meta-pikseliin perustuva tietojen keruu, suostumuksella) ja Google Ireland Ltd (YouTube-videoupotuksiin perustuva tietojen keruu, suostumuksella). Yhteisrekisterinpitäjyyden osapuolten velvoitteista on sovittu tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Muina vastaanottajina voivat toimia kirjanpitotoimisto lakisääteisen kirjanpitovelvoitteen täyttämiseksi.

Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme sijaitsee Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella tai käsittelee tietoja maailmanlaajuisesti.

Verkkosivuston sisällönjakeluverkko käsittelee pyyntöjä reunapalvelimillaan maailmanlaajuisesti. Siirtomekanismina on Euroopan komission hyväksymä EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys (EU-U.S. Data Privacy Framework) sekä Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

Analytiikkapalvelun tiedot tallennetaan EU:n alueelle. Palveluntarjoajan emoyhtiö sijaitsee Yhdysvalloissa, ja mahdollisiin siirtoihin sovelletaan vakiosopimuslausekkeita.

Meta Platforms Ireland Ltd ja Google Ireland Ltd voivat siirtää henkilötietoja EU:n ulkopuolelle. Nämä siirrot perustuvat EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen ja/tai vakiosopimuslausekkeisiin.

Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja käytetyistä siirtomekanismeista ja asianmukaisista suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä.

Tietoturva

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan niiden asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten tietoliikenteen salausta, pääsynhallintaa, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien rajausta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistamista.

Palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietoja puolestamme tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Emme tee päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

Sinulla on tietosuoja-asetuksen nojalla seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Oikeuksien käyttäminen on maksutonta.

1. Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelemme, oikeus saada pääsy näihin tietoihin sekä jäljennös niistä. Sinulla on myös oikeus saada tiedot käsittelyn tarkoituksista, henkilötietoryhmistä, vastaanottajista ja suunnitelluista säilytysajoista.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen. Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
3. Oikeus tietojen poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Näin on esimerkiksi silloin, kun jäsenyys on päättynyt ja lakisääteiset säilytysajat ovat umpeutuneet, tai kun peruutat suostumuksen eikä käsittelylle ole muuta perustetta.
4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojesi paikkansapitävyyden tai kun käsittely on lainvastaista mutta et halua tietoja poistettavan.
5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
6. Vastustamisoikeus. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Tällöin emme saa enää käsitellä tietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi. Vastustamisoikeus koskee erityisesti edunvalvonta- ja sidosryhmätarkoituksiin sekä verkkosivuston toimivuuteen ja tietoturvaan liittyvää käsittelyä.
7. Oikeus peruuttaa suostumus. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Evästesuostumuksen voit peruuttaa muuttamalla evästeasetuksiasi sivustollamme.
8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi). Voit tehdä valituksen myös sen EU-maan valvontaviranomaiselle, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee.

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse edellä mainittuun osoitteeseen. Vastaamme pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivustollamme. Suosittelemme tutustumaan selosteeseen säännöllisesti.